工作文件夾怎麼分類 帶你瞭解存放原則和方法
1、分類存放原則
MECE分析法,全稱Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,中文意思是“相互獨立,完全窮盡”。也就是對於一個重大的議題,能夠做到不重疊、不遺漏的分類。使用MECE分析法作爲文件的分類存放原則,可使文件不重疊、不遺漏的分類存放起來,也便於使用人及時準確地找到。
2、分類存放方法
原則確定後,重要的是要採用何種方法能夠做到不重疊、不遺漏。筆者經過多年的工作經驗積累,得出以下幾種分類方法:
按照時間分類。可以按時間節點或時間段來建立不同的文件夾,將文件按照形成時間歸入不同的文件夾內。由於人類不能像電腦一樣可以並行處理很多資料,一個時間只能處理一個文件,因此按照時間分類存放文件的好處是能夠保證文件做到不重疊、不遺漏的存放到電腦中。但是也因此帶來一些不利的後果,比如:隨着時間的推移,很多文件的形成時間,存放位置都會遺忘,不利於文件的查找和使用,失去分類存放的意義。
按照內容分類。根據工作內容的不同,可以考慮分門別類的進行存放。按照內容分類的方法,難點在於依據何種標準劃分,才能確保不重疊、不遺漏。這就需要不同行業不同部門的工作人員在日常工作中予以總結提煉。比如:人力資源管理方面,可分爲人力資源規劃、招聘與配置、培訓與開發、績效管理、薪酬福利管理、員工關係管理六大模塊。這樣分類的好處是隻要知曉需查找文件的內容,即可快速定位到存放位置。不用擔心會隨着時間的推移,對文件的存放位置而有所遺忘。同時也帶來一些不可避免的問題,比如相似內容或不同時間形成的同一內容會因存放在一個文件夾裏,而難以區分。
按照內容和時間相結合的方法分類。按照時間或者內容分類,在平時工作中,各有利弊。無論使用哪一種分類方法,都會給文件存放查找帶來不便。但若結合內容和時間分類方法的優點,取其精華,去其糟粕,則會給日常工作中文件的存放查找帶來極大的方便。可依據個人習慣,採用一級分類按照內容、二級分類按照時間的方法來分類存放資料,也可使用一級分類按照時間、二級分類按照內容的方法來分類存放資料。
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