資料夾歸檔技巧 資料夾如何歸檔
1、首先把所有的檔案都收集到一起,疊放整齊擺放在桌面上。不要把檔案漏掉了,要不然以後在查詢檔案的時候,會很麻煩的,而且領導們會很劈你的。
2、接著把收集到的檔案,按照不同的種類分開,騰出桌面一塊地方,都分別擺放開。注意不要混在一起了,要是其中一份資料夾在其他檔案中,這樣就造成檔案歸檔錯誤。
3、然後把每種型別的檔案按照編號或日期進行排序,在分開擺放。在這個時候的排序,最好是按照有後到前排,這樣的話,在你開啟檔案的時候,最先看到的是最近的檔案,而不需要翻到最後面才能找到最近的檔案。
4、檔案排序完成之後,拿出裝檔案的資料夾,按照對應的種類進行歸檔。拿出來的資料夾也要擺放好,因為我們的辦工桌就那麼大的地方,擺放整齊,有利於我們迅速找到它。
5、所有檔案歸檔完畢之後,需要再檢查一下,各類檔案是否和資料夾的名稱一致。然後把檔案都放入檔案櫃進行儲存。放入檔案櫃時,也要按照檔案的順序進行擺放,不能隨意擺放,而不利於查詢。
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