董事長祕書需要做哪些事情 強大的祕書

1、董事長電話的如何處理

2、董事長約見客人以及臨時客人如何接待與安排

3、內部分公司及各部門上報董事長文件、材料報告如何處理

4、董事長的信函郵件、報刊的接收與轉交

5、董事長辦公室的內務管理

6、董事長口頭指示轉達

7、董事長外出行程用車、及票務辦理及生活安排

8、相關信息的彙集與整理提供

9、董事長參加各類會議有關準備

10、負責參加對外活動的所需物品的準備、及相關信息的提供

11、提醒董事長已經計劃的行程和工作日程和已經預約的外事活動

12、負責文件及意見的記錄與轉達、各類報告的彙總與傳遞

13、負責董事長下達的指令完成情況的督辦與反饋

14、董事長直接交辦的工作

15、董事長召見領導、員工的聯繫與安排

16、一般文字的整理

17、與總經理辦公室其他人員及時溝通，爲董事長做好其它相關工作

方法/步驟

1

董事長電話的如何處理1、對於打給董事長的電話首先禮貌、客氣、委婉地讓客人自我介紹清楚身份。2、如果實屬董事長的電話，客人同意轉達的，準確做好來電記錄，及時轉達，並留好客人的聯繫方式。3、客人來電話內容重要，確需要董事長接聽的電話，要在得到董事長同意的情況下，轉接過去。4、來話所涉及的內容屬於一般的業務範疇、具體業務部門可以接待的，轉到具體部門處理。

2

董事長約見客人以及臨時客人如何接待與安排1、對於董事長約見的客人，在方便的時間通過電話（特殊情況、專程代表董事長前往）與約見客人聯絡。2、根據董事長的意見，向客人轉達約見的目的和約見的時間，客人不能如期赴約，提前或者推遲，還要爭求董事長意見，同意或者另行約定時間。3、 根據約見的客人距離遠近，提前一定的時間提醒董事長，如因特殊情況董事長改變約見時間，要及時通知客人，作好解釋和時間變更說明。4、客人如期光顧的直接引導到董事長辦公室，如客人是第一次見面的要互相介紹，然後上茶水，隨後退出。並且二次上茶時間間隔15分鐘、三次上茶時間間隔20分鐘。5、如果客人來到時正逢董事長正在進行其他重要的事務，不能馬上約見的，要先引導到接待室等候、做必要的說明和禮節性的溝通。6、接近就餐時間、徵求董事長的意見預定酒店或通知食堂做準備。7、根據客人需要以及重要程度提前與本部門負責車輛人員溝通、做客人用車準備。8、臨時突然來訪的客人，先了解客人客人的身份與目的，如認爲有必要董事長會見，在得到同意做引見。或者婉言謝絕、或者介紹到有關部門。

3

1、分公司、各部門上報董事長的傳真、文件、材料，每天彙總整理兩次， 分別於11：30、 17：00上報。對於緊急的文件，隨時上報。並向董事長口頭說明急緩程度。2、對於多份材料根據類別、根據急緩程度、按先後順序排列好。3、對於急件、請求董事長儘快答覆的，可以提醒董事長在期限內給予答覆。4、對董事長批覆的文件及時發回原部門。緊急批覆可以先電話通知批覆結果，隨後傳遞。

4

1、信件、資料、進行初選，屬於一般商業函件，拆閱轉給有關部門或者當場作廢。2、屬於私人信件、材料，沒有董事長的允許，直接轉給董事長親自處理。3、董事長專用的報刊、雜誌每天收齊後一併送交。4、在董事長授權下打理個人郵箱，重要內容及時整理反饋

5

1、每天早上班後，對衛生員室內環境衛生情況做檢查、並指導不周到之處的改善2、對室內整體巡查、如有異常問題及時處理。例如照明是否正常、各類電器設備運轉是否正常。3、在保持原有桌面文件物品的位置情況下，對桌面進行必要的整理。4、對於已經閱讀完的報紙進行整理、對於在報紙有特殊標註，單獨整理存閱。5、對衣物等用品做整理規範擺放。6、每天早在董事長到來時裝茶水一杯，中間遞送文件等事情時、查看杯內茶水是否需要補充。

6

董事長對內部各級領導、各部門的口頭指示要做好記錄，按指定的傳達範圍、指定時間準確傳達。需要當時反饋的，及時準確反饋

7

1、 及時掌握董事長的出行情況、適時通知司機做好出車準備。2、需要乘坐鐵路、航空等交通工具的，根據日程預定車（機）票，根據需要確定是否反程的3、提醒乘車、乘機時間。4、 準備飲水、水果等、以及必備的藥品、書報。5、根據出行目的準備相關資料，例如談判、會議所需要的資料，拜訪客人所需的禮品等。6、根據出行的遠近、時間準備適當的衣物

8

注意蒐集相關的信息進行必要的整理及時反饋。

9

1、準備好參加會議所需資料。2、準備好飲用茶水，並視實際情況及時補充茶水。

10

1、說明所參加對外活動的背景、注意事項2、準備參加活動必備的材料與物品

11

負責參加對外活動的所需物品的準備、及相關信息的提供

12

1、準確掌握董事長的行程與工作日程、按計劃實行，並且對重要日程及時提醒。2、 如有特殊情況、取消行程和日程及時通知相關人員。

13

1、一般簡單的事項不安排面見董事長，可把需要向董事長彙報或請示的內容做記錄、轉達。2、各類報告、請示、費用報銷、費用申請等彙總後轉交董事長、急件單獨送交。當天收到的各類需要審批的材料文件等、按急緩分類遞送。3、董事長外出時，緊急報告可以及時通過電話請示，並把批示結果 及時反饋當事人。

14

對於重要的、時間緊要的指令下達後，及時催辦，並把進展情況及時反饋。

15

凡是董事長交辦的事項儘快辦理，如不能獨立完成的通知相關人員協助完成。

16

1、與所召見的人員聯繫、如能按時前來的可以讓其直接進入董事長辦公室。2、對於因特殊原因不能當時前來，可與其確定最近時間，並反饋董事長，徵求意見。

17

臨時交待的簡要文字的材料整理。如有難度可與部門領導或文字祕書聯繫，按要求完成。

18

爲全面服務好董事長，要經常與本部門其他人員溝通、做好有關工作。